Porady

Wiarygodna analiza kosztów surowca w gastronomii, czyli tzw. Food Costu musi odbywać się  w oparciu o rzetelnie przygotowane rozwiązania systemowe w obiekcie.  Po co nam wskaźniki, które otrzymamy na podstawie nieprawidłowych obliczeń? Zanim zatem zaczniemy analizę samego wyniku Food Cost przygotujmy solidne podstawy.

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO WPROWADZENIA ANALIZY ZUŻYCIA KOSZTU SUROWCA W GASTRONOMII?

Od czego zacząć?  Proponuję przyjrzeć się trzem podstawowym aspektom prawidłowego wdrożenia gospodarki magazynowej w każdym obiekcie.

1.Wybierz najlepsze oprogramowanie dla Twojego obiektu. 

Oczywiście można prowadzić gospodarkę magazynową posługując się zwykłym arkuszem kalkulacyjnym, ale po co? Na rynku dostępnych jest wiele różnych programów stworzonych do tego celu. Programy do małych pensjonatów, czy dużych obiektów z kilkoma punktami usługowymi i magazynami zasobów. Bez wątpienia są programy lepsze i gorsze, ale generalnie spełniają one swoją podstawową funkcję – przyjęcie towaru na stan i rozliczenie jego zużycia. Generalnie uważam, iż nie ma złych programów, są tylko źle przeprowadzone wdrożenia! Nieprawidłowe wdrożenie może wynikać z niedostatecznej znajomości oprogramowania lub braku elementarnej wiedzy z zakresu prowadzenia gospodarki magazynowej. To prowadzi nas do drugiego punktu:

2. Wyznacz pracownika do prowadzenia gospodarki magazynowej.  

W małym obiekcie może być to osoba, która będzie łączyła nowe obowiązki z wykonywaniem innej pracy. Jednak w przypadku większego obiektu, lub obiektu z mocno rozwiniętą ofertą gastronomiczną takie rozwiązanie generalnie już się nie sprawdzi.  Idealny kandydat będzie miał doświadczenie związane z prowadzeniem systemu magazynowego, będzie skrupulatny i dokładny przy wprowadzaniu dokumentów i wprowadzaniu danych do arkuszy spisowych.

Jeśli decydujesz się na osobę, która nie miała wcześniej styczności z systemami magazynowymi, zadbaj o jej prawidłowe przeszkolenie. Błędy, jakie może popełnić na początkowym etapie pracy będą się ciągnąć za firmą miesiącami.   Potwierdźmy jeszcze jeden istotny element: Pracownik powinien być obecny podczas inwentaryzacji danego magazynu.  Jest to gwarancją rzetelności całego procesu.

3.Określ wyraźne zasady prowadzenia gospodarki magazynowej  w Twoim obiekcie.

Program magazynowy to jedynie narzędzie.  Decyzja o tym jaka będzie struktura magazynów, jakie dokumenty będą generowane oraz kto będzie miał w obowiązku ich przygotowanie zależy od Ciebie. Dlatego jeśli nie masz doświadczenia, skonsultuj ze specjalistą, który zaproponuje odpowiedni schemat dla Twojego obiektu. Trzymanie się tych ustaleń w codziennej operacji pomoże Ci odnieść sukces. Każdy punkt gastronomiczny ma własną specyfikę co może przekładać się na nieco odmienne procedury obrotu towarem magazynowym. Ważne, aby dokładnie je odwzorować przy wdrażaniu systemu. 

Na zakończenie kilka moich „złotych przemyśleń”

Żaden system sam nie zapewni Ci sukcesu w prowadzeniu gospodarki magazynowej!

Szef kuchni powinien mieć wgląd w dokumenty przyjęcia towaru na magazyn, ale nie w wynik inwentaryzacji przed wyjaśnieniem niedoborów!

Sprawdzaj dokumenty PZ! 1000 jajek po 30 gr. to nie to samo, co 100 po 30 zł., choć wartość końcowa na dokumencie PZ będzie taka sama jak na fakturze.

Wprowadzanie faktur zakupowych do systemu przez recepcjonistów to nie jest najlepszy pomysł!

Przemysław Kuśmierski

Hotelarz z ponad 20 letnim doświadczeniem zawodowym. Swoją przygodę z branżą hotelarsko-gastronomiczną rozpoczynał jako kelner na międzynarodowych statkach pasażerskich. Zajmował stanowiska kierownicze w wielu obiektach w Polsce i Wielkiej Brytanii m.in.: Hambleton Hall Hotel **** UK, Hotel Belwedere **** Zakopane, Hotel Remes **** Opalenica, Hotel Platinum Palace ***** Wrocław, Dworek Gościnny Szczawnica oraz Pałac Brzeźno Golf & SPA. Absolwent Nauczycielskiego Kolegium Języka Angielskiego oraz Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Warszawie- kierunek hotelarstwo. Specjalista w zakresie nauczania języka angielskiego dla branży hotelarskiej. Ekspert branżowy i trener w Hotelach PLUS.